Hồ sơ giấy của công ty tăng theo từng năm. Không có kho lưu trữ bài bản thì chứng từ chất đống, tìm một hợp đồng cũ mất cả buổi, chưa kể giấy ẩm mốc, ố vàng theo thời gian. Thiết kế kho lưu trữ đúng giúp tiết kiệm diện tích và tra cứu nhanh.
👉 Đọc thêm: Cách sắp xếp và bảo quản kho văn phòng khoa học.
Kích thước kệ và lối đi
- Kệ đựng bìa còng: sâu 0.3-0.4m vừa khít bìa hồ sơ, không thừa gây lãng phí.
- Khoảng cách tầng kệ: 0.32-0.35m để nhét bìa còng A4 đứng thoải mái.
- Lối đi giữa hai dãy kệ: tối thiểu 0.75m; 0.9m nếu cần kéo xe đẩy hồ sơ.
- Tải trọng: hồ sơ giấy rất nặng, chọn kệ sắt chịu tải 50-80kg/tầng, bắt vào tường chống đổ.
Đang đọc tới đây và có mặt bằng cần thi công? Gọi ngay để được khảo sát nhanh, không mất phí.
Chống ẩm, chống cháy cho kho hồ sơ
👉 Đọc thêm: Cách vệ sinh và bảo quản tủ tài liệu văn phòng.
Giấy sợ ẩm và sợ lửa. Vài biện pháp cơ bản:
- Kê kệ cách sàn tối thiểu 0.1m và cách tường 5cm để không khí lưu thông, chống ẩm chân kệ.
- Kho lớn nên có máy hút ẩm hoặc điều hòa duy trì độ ẩm dưới 65%.
- Tránh đặt kho sát khu bếp, khu ẩm; không đi dây điện tạm trong kho giấy.
- Hồ sơ quan trọng cho vào tủ sắt có khóa, tốt hơn là tủ chống cháy.
Phân loại để tìm nhanh
Thiết kế đẹp mà không có hệ thống nhãn thì vẫn rối. Dán nhãn theo năm và phòng ban, lập sơ đồ vị trí dán ngay cửa kho. Hồ sơ dùng thường xuyên để tầm với tay (0.6-1.6m), hồ sơ lưu lâu để tầng cao hoặc thấp. Mỗi quý rà soát, loại bỏ chứng từ hết hạn lưu để giải phóng chỗ.
Chúng tôi làm tủ tài liệu và kho lưu trữ khi thi công nội thất văn phòng trọn gói; tham khảo thêm các dự án đã hoàn thành để chọn giải pháp phù hợp diện tích.